Privacy Policy
Below we inform you that the service provider Scientific Seminars (registered seat: Italy, Via di Porta Pinciana, 6 – 00187 Roma, Company Registration Number: IT08448781008) handles your personal data in the following ways and for the following purposes.
During data processing, we act in accordance with the relevant legislation – especially Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR).
This Privacy Policy covers the following website: https://scientificseminars.com
We reserve the right to modify this Privacy Policy at any time, and any modifications become effective upon publication.
Data Controller
- Name: Scientific Seminars
- Registered Seat: Italy, Via di Porta Pinciana, 6 – 00187 Roma
- E-mail: info@scientificseminars.com
Legal Bases of Data Processing
- Performance of a contract (GDPR Article 6(1)(b))
- Compliance with a legal obligation (GDPR Article 6(1)(c))
- Legitimate interests of the controller or a third party (GDPR Article 6(1)(f))
- Consent of the data subject (GDPR Article 6(1)(a))
- Public interest or exercise of official authority (GDPR Article 6(1)(e))
- Fulfillment of accounting and tax obligations (e.g., GDPR Article 6(1)(c), other relevant national legislation)
- Enforcement of legal claims or defenses (GDPR Article 6(1)(f))
Data Processed During Use of the Website:
| Processed Data | Purpose of Processing |
| newsletter, remarketing | |
| name | newsletter, remarketing |
| device | remarketing, analytics |
| behavior | remarketing, analytics |
| IP address | remarketing, analytics |
| phone number | remarketing |
| browser | remarketing |
| purchase history | remarketing |
| search terms | remarketing |
| address | remarketing |
Hosting Provider Information
The data is processed and stored by the following hosting provider for the operation of the service.
- Provider Name: Serverplan
- Address: Via Giacomo Leopardi 22, 03043, Cassino Fr, ITALY
- E-mail: dpo@messaggipec.it
- Website: https://www.serverplan.com/
Data Processors
We use external data processors to carry out certain data processing tasks. Data processors may only process the data in accordance with the contract concluded with us and the relevant legislation.
- Google Analytics– Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
Purpose: analytics.
Range of processed data: device, behavior, IP address.
Remarketing Activities
In the scope of the service provider’s marketing activities, we may collaborate with external partners (e.g., displaying ads). We only transfer data to these partners with the data subject’s explicit consent.
- Google Ads– 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; “Google”
Processed data: e-mail, device, behavior, IP address, phone number, browser, purchase history, search terms. - Facebook– 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA; “Meta Platforms, Inc.”
Processed data: e-mail, device, behavior, IP address, phone number, browser, purchase history. - YouTube Ads– 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA; “Google LLC”
Processed data: e-mail, device, behavior, IP address, phone number, browser, purchase history, search terms. - Mailchimp– 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA; “The Rocket Science Group LLC”
Processed data: e-mail, name, device, behavior, IP address, phone number, address, browser.
Cookies
While browsing the website, so-called cookies may be placed on the user’s computer. These cookies contain technical information, and their primary purpose is to ensure convenient, personalized browsing. However, the site may also use cookies for analytics, remarketing, or media elements.
Essential cookies and services enable basic functions and are necessary for the proper functioning of the website. These cookies and services do not require user permission according to GDPR. These cookies and services are necessary for the proper functioning of the website, but their use requires user consent. These may include, but are not limited to: payment gateways, captcha services, embedded booking services. Statistics cookies collect usage information, enabling us to gain insights into how our visitors interact with our website. Marketing services are used by third-party advertisers or publishers to display personalized ads. They do this by tracking visitors across websites. These cookies and services are necessary to display certain media elements, such as embedded videos, maps, social media posts, etc. This category includes all cookies, domains, and services that do not fall into the other specified categories or have not been explicitly categorized.
Cookies Used on This Website
| Cookie Name | Purpose |
|---|---|
| mhcookie | essential |
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| _fbp | marketing |
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| map_cookie_74 | unknown |
| map_cookie_33 | unknown |
| map_cookie_43 | unknown |
| map_accepted_all_cookie_policy | unknown |
| wp-settings-* | essential |
| wp-settings-time-* | essential |
| wordpress_logged_in_* | essential |
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| HappyLocalTimeZone | essential |
| _iub_cs-* | essential |
| ssm_au_c | unknown |
| wordpress_test_cookie | essential |
| sessionId | essential |
| _dd_s | unknown |
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Data of Minors
Our service is not specifically directed at minors under the age of 16. If we do collect and process data of minors, we do so only if the law prescribes consent or parental/guardian authorization.
Parents and guardians may request the modification or deletion of any recorded data about themselves or the minors under their supervision at any time.
Newsletter and Marketing Communications
By subscribing to our newsletter or other marketing communications, you consent to receiving notifications (promotions, news, etc.) at the provided contact details. You can unsubscribe or withdraw your consent at any time.
Data processed in case of newsletter subscription
- name
Data Retention Periods
We only store data for the necessary period or for the deadlines prescribed by the relevant legislation. After that, the data is deleted or anonymized.
Data Transfer to Third Parties
We only transfer your data to third parties if you have explicitly consented to this, or if it is required by law or an authority order.
Data Security Measures
During data processing, both the data controller and the data processor employ organizational and technical protection measures that take into account modern technological possibilities and the nature of data processing (purpose, scope, circumstances), as well as the varying degrees of risk faced by natural persons. These safeguards aim to maintain data protection proportionate to the risks continuously.
These measures may include data encryption, maintaining the availability, confidentiality, and integrity of systems and services, and ensuring sufficient resilience. We pay particular attention to restoring the availability of and access to data as soon as possible in the event of any physical or technical incident.
By regularly reviewing and testing security measures, we ensure that the guarantees provided are not merely theoretical but actually provide an adequate level of protection in practice. We store data so that unauthorized persons cannot access it; for this purpose, paper-based documents are kept in a closed, secure environment, while electronic data is accessible only to persons with properly regulated access rights.
We also ensure that data can be deleted in a way that makes it impossible to restore once the retention period has ended or for any other reason that makes deletion necessary. In the case of paper-based documents, destruction is carried out using a specialized shredder or by involving an external partner specializing in this. When decommissioning or scrapping electronic media, we also ensure that data is irretrievably removed.
Protection of Paper-Based Documents
We provide physical protection for printed data to ensure secure, dry storage and adequately lockable rooms. Only authorized personnel have access to these documents. If the paper-based documents are also digitized, the rules for digital processing apply to them. Anyone handling data must not leave the work area without ensuring that the materials entrusted to them are locked and protected from unauthorized access.
The building and rooms where paper-based records are located have adequate fire and property protection systems, thus reducing the possibility of physical damage.
IT Protection
The computers and mobile devices involved in data processing are equipped with appropriate antivirus protection and access control. To secure the electronically stored information, we apply up-to-date backups and archiving solutions, ensuring these backups are accessible if needed.
Only authorized individuals with defined authorization levels can connect to the central server. The computers used for work and the data stored on them are protected by passwords and other access-protection measures against unauthorized access.
Management and Reporting of Data Protection Incidents
If an event occurs that threatens personal data with unauthorized access, damage, or loss, we immediately take steps to further protect the affected data and mitigate damages. If the situation suggests that the incident poses a significant risk to individuals’ rights or freedoms, we notify the affected individuals without undue delay, explaining the nature of the incident in understandable terms, as well as the measures we have taken or plan to take to address it.
We may omit notifying the affected individuals if we have previously implemented security solutions (e.g., encryption) that render the personal data unintelligible to unauthorized persons, or if further measures significantly reduce the probability of risk. In some cases, public disclosure may suffice instead of direct notification if individual notification would involve disproportionate effort.
In accordance with applicable regulations, if a data protection incident occurs that is likely to result in a risk to the rights and freedoms of natural persons, the data controller reports it to the competent supervisory authority within 72 hours of becoming aware of it. If the notification is made beyond this period, the reasons for the delay must also be provided.
User Rights
As a data subject (user), you have the following rights regarding the processing of your personal data:
- Right of access (GDPR Article 15)
You can find out whether we store information about you, and if so, what details, and you can request information about the purpose, legal basis, and other relevant circumstances of data processing. - Right to rectification (GDPR Article 16)
You have the right to request the correction or completion of inaccurate or incomplete data. - Right to erasure (“right to be forgotten”) (GDPR Article 17)
If the data is no longer needed or if the legal conditions for erasure are met, you can request that it be deleted as soon as possible. - Right to restriction of processing (GDPR Article 18)
In certain cases, you can request that we only store the data and not use it otherwise (for example, if you dispute the accuracy of the data but do not want them to be deleted immediately). - Right to data portability (GDPR Article 20)
You have the right to receive the data we hold about you in a machine-readable format, or to request that we transfer it to another service provider if technically feasible. - Right to object (GDPR Article 21)
You may object to the further processing of your personal data if you believe that our legitimate interests (or any other legal basis) do not sufficiently justify such processing.
To exercise these rights, please contact us (e-mail: info@scientificseminars.com). We strive to respond to incoming requests as quickly as possible. Typically, we will respond within one month of receiving your request, but if necessary—e.g., if the request is complex—this period may be extended by a further two months. We will inform you of the reasons for the extension within that initial one-month period.
If we cannot fulfill your request, we will also inform you of this and the reasons why within the above deadline. In this case, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority or seek judicial remedy.
Complaints and Remedies
If you believe there has been an abuse of your personal data, you can make an official report at the following contact details:
- E-mail: info@scientificseminars.com
- By post: Italy, Via di Porta Pinciana, 6 – 00187 Roma
We thoroughly investigate incoming complaints and inform you about the results of our investigation and any measures taken. If there is no specific time period prescribed by law for handling complaints, then at least once every three years, we review how the investigation of complaints and our process meet the purpose of data processing and the applicable legal requirements.
You are also entitled to file a complaint with the competent data protection authority:
- Authority Name: Garante per la protezione dei dati personali
- Address: Piazza Venezia 11, 00187 Roma, Italy
- Phone: +39-06-69677-1
- E-mail: protocollo@gpdp.it
GDPR art. 14
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ai sensi dell’art. 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 («GDPR»), nella versione attualmente vigente, in quanto i Suoi dati personali non sono stati raccolti direttamente presso di Lei, ma sono stati ottenuti da fonti pubblicamente accessibili, come indicato al successivo § 2.
- Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Il Titolare del trattamento è Scientific Seminars International Foundation, con sede legale in Via di Porta Pinciana n. 6, 00185 – Roma (RM) (il «Titolare»).
Per ogni comunicazione relativa al trattamento dei dati personali, per l’esercizio dei diritti di cui al § 9 o per qualsiasi altra richiesta connessa alla presente informativa, il recapito di riferimento è l’indirizzo di posta elettronica del Data Protection Officer indicato al paragrafo seguente.
Il Titolare, al fine di agevolare i rapporti con i soggetti interessati, ha nominato un proprio Data Protection Officer (il «DPO») ai sensi dell’art. 37 GDPR, individuando SAPG Legal Tech S.r.l., con sede in Via Durini n. 15, 20122 – Milano (MI), raggiungibile all’indirizzo e-mail dpo.privacy@sapglegal.com.
- Fonte dei dati personali (art. 14, par. 2, lett. f, GDPR)
I dati personali che La riguardano non sono stati raccolti direttamente presso di Lei, ma provengono dalla seguente fonte:
| Fonti accessibili al pubblico | Indirizzo di posta elettronica ed eventuali altri dati identificativi o professionali reperiti da pagine «contatti» o analoghe sezioni di siti web istituzionali, professionali o di enti di ricerca, pubblicamente accessibili e specificamente predisposte per essere contattati. |
La raccolta è avvenuta nel rispetto delle condizioni di accessibilità definite dai rispettivi gestori dei siti web e nei limiti della finalità per la quale i dati erano stati resi pubblici, nonché dei principi di liceità, correttezza e trasparenza di cui all’art. 5 GDPR.
- Categorie di dati personali trattati (art. 14, par. 1, lett. d, GDPR)
Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:
| Dati identificativi | Nome, cognome ed eventuale denominazione dell’ente, istituto o organizzazione di appartenenza, se ricavabile dalla medesima fonte pubblica. |
| Dati di contatto | Indirizzo di posta elettronica. |
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Si precisa che il Titolare non tratta, nell’ambito del presente trattamento, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, né dati relativi a condanne penali o reati ai sensi dell’art. 10 GDPR.
- Finalità del trattamento e relativa base giuridica
Il Titolare tratta i dati personali per la finalità e sulla base giuridica indicate nella tabella seguente:
| Finalità | Invio di comunicazioni relative a seminari e corsi di ricerca scientifica organizzati dal Titolare, con espressa esclusione di vendita diretta di beni o servizi. |
| Base giuridica | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse del Titolare alla diffusione di iniziative di ricerca scientifica verso soggetti professionalmente o istituzionalmente qualificati nella materia. |
| Bilanciamento (LIA) | Il Titolare ha effettuato una valutazione comparativa degli interessi (Legitimate Interest Assessment) dalla quale risulta che il trattamento non pregiudica i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, avuto riguardo: alla natura professionale dei dati trattati; alla circostanza che l’indirizzo e-mail è stato reso pubblico dallo stesso interessato (o dall’ente di appartenenza) proprio allo scopo di essere contattato nel proprio ambito professionale o di ricerca; all’assenza di finalità commerciali; alla garanzia di un diritto di opposizione immediato e agevole fin dalla prima comunicazione (v. § 9.1). La LIA è disponibile su richiesta al recapito indicato al § 1. |
| Obbligatorietà | Il conferimento dei dati e la ricezione della comunicazione sono facoltativi: l’eventuale opposizione o il mancato riscontro da parte dell’interessato non comportano alcuna conseguenza pregiudizievole. |
- Tempistiche di resa dell’informativa (art. 14, par. 3, GDPR)
Ai sensi dell’art. 14, par. 3, lett. b), GDPR, la presente informativa è fornita al più tardi al momento della prima comunicazione con l’interessato: la stessa è pertanto allegata direttamente alla prima e-mail di invito inviata dal Titolare.
- Eccezioni all’obbligo informativo (art. 14, par. 5, GDPR)
Nel caso di specie non ricorre alcuna delle eccezioni di cui all’art. 14, par. 5, GDPR: la presente informativa è pertanto resa integralmente e preventivamente rispetto al primo contatto con l’interessato.
- Destinatari e trasferimenti verso Paesi terzi
- Destinatari
I dati personali possono essere comunicati o resi accessibili, per le finalità indicate, alle seguenti categorie di soggetti:
| Soggetti autorizzati dal Titolare (art. 29 GDPR) | Personale interno del Titolare incaricato dell’organizzazione dei seminari e dei corsi di ricerca scientifica. |
| Autorità pubbliche e giudiziarie | Su richiesta, esclusivamente nei casi previsti dalla legge. |
Non sono previste comunicazioni a responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR né ad altri destinatari ulteriori: l’invio delle comunicazioni avviene tramite casella di posta elettronica interna del Titolare.
- Trasferimenti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali
I dati personali sono trattati esclusivamente all’interno del territorio dell’Unione Europea, mediante la casella di posta elettronica interna del Titolare. Non è pertanto previsto alcun trasferimento di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
- Periodo di conservazione
| Invio di comunicazioni relative a seminari/corsi di ricerca scientifica | 24 mesi dall’acquisizione del contatto, in coerenza con l’analogo termine di conservazione previsto nel registro dei trattamenti del Titolare per le attività di promozione delle iniziative societarie, salvo cancellazione anticipata a seguito di richiesta dell’interessato o di esercizio del diritto di opposizione. |
Decorso tale termine, i dati personali saranno cancellati o rendicontati in forma anonima in modo irreversibile, salvo che una norma di legge imponga una conservazione più lunga.
- Diritti degli interessati (artt. 15-22 GDPR)
L’interessato ha il diritto di esercitare, nei confronti del Titolare, i seguenti diritti:
| Accesso (art. 15 GDPR) | Ottenere conferma dell’esistenza del trattamento e copia dei dati personali. |
| Rettifica (art. 16 GDPR) | Correggere dati inesatti o incompleti. |
| Cancellazione (art. 17 GDPR) | Ottenere la cancellazione dei dati in presenza dei presupposti di legge («diritto all’oblio»). |
| Limitazione (art. 18 GDPR) | Limitare il trattamento nei casi previsti dalla legge. |
| Portabilità (art. 20 GDPR) | Non applicabile al presente trattamento, fondato sul legittimo interesse e non sul consenso o su un contratto. |
| Opposizione (art. 21 GDPR) | Opporsi in qualsiasi momento al trattamento fondato sul legittimo interesse: v. § 9.1. |
| Decisioni automatizzate (art. 22 GDPR) | Non essere sottoposto a decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o significativi (v. § 11). |
- Diritto di opposizione (art. 21 GDPR) – evidenziazione speciale
«L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) […]»: art. 21, par. 1, GDPR.
Ai sensi dell’art. 21, par. 4, GDPR, il diritto di opposizione viene espressamente segnalato all’interessato fin dalla prima comunicazione. Trattandosi di trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), l’opposizione è accolta salvo che il Titolare dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato. In caso di opposizione, l’indirizzo dell’interessato non sarà più utilizzato per la finalità descritta al § 4.
Per esercitare il diritto di opposizione o qualsiasi altro diritto, l’interessato può inviare richiesta al recapito indicato al § 1. Il Titolare risponderà senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile fino a tre mesi in caso di complessità (art. 12, par. 3, GDPR).
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 GDPR)
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo italiana ai sensi dell’art. 51 GDPR), ai seguenti recapiti:
| Garante per la protezione dei dati personali | Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma |
| Sito web | www.garanteprivacy.it |
| garante@gpdp.it | |
| PEC | protocollo@pec.gpdp.it |
Il diritto di proporre reclamo non pregiudica altri mezzi di ricorso giurisdizionale o stragiudiziale disponibili ai sensi degli artt. 78-82 GDPR.
- Profilazione e processi decisionali automatizzati
Il Titolare non effettua attività di profilazione né adotta decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR.
- Aggiornamenti della presente informativa
Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa in relazione a mutamenti normativi, tecnologici od organizzativi. Versione della presente informativa: v. 1.0 – data: 22 settembre 2026.
Date of last update: 23 September, 2026